Unidad 1. Administración del tiempo

Objetivo: 

El alumno administrará eficientemente el tiempo para mejorar el desempeño y cumplimiento de objetivos personales y organizacionales.

1.1 Administración del tiempo

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. 

• Eficiencia y efectividad

Eficiencia: cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan. 

Eficacia: para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen; qué objetivos se logran.  

     "No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia)" dice Drucker. Otros autores plantean "... la experiencia demuestra que el éxito y supervivencia a largo plazo de la empresa depende más de los progresos en su eficacia que en su eficiencia..."

• Control

Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo único que teníamos era la "ilusión de tener el control" y que lo único que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relación después. 

• Urgente e importante 

Urgente: está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. 

Importante: definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. 

• Mitos y enemigos del tiempo 

El mito de la actividad: "El emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente". Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. 

El mito del hombre equipo: "Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo": invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.

El mito del indispensable: "Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles". Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal. 

El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. 

Todo el mundo pierde el tiempo: Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.  

Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.  

Externos

1. Excesivo flujo de papeles
2. Teléfono
3. Chat
4. Facebook YouTube
5. Mirar la televisión 
6. Visitantes
7. Reuniones 
8. Fallas de comunicación Políticas y procedimientos Información. (Falta / exceso)  

Internos

1. Falta de prioridades 
2. Falta de planes 
3. Objetivos no claros 
4. Dejar cosas para después 
5. Intentar hacer muchas cosas a la vez 
6. Falta de autodisciplina 
7. Falta de habilidad y conocimientos 

• Planeación del tiempo y sus herramientas

Agenda ejecutiva

 Agenda normal o estándar: es una agenda sencilla que contiene las partes imprescindibles.

 

Agenda personal: existe una gran variedad de ellas, algunas contienen gran cantidad de información y las distintas partes están delimitadas por separadores plastificados de colores o por pestañas con iconos que facilitan la búsqueda. 

Agenda electrónica: son de gran utilidad por la cantidad de información que contienen y el poco espacio que ocupan. 

Agenda ordenador: la tienen los distintos sistemas operativos como el Windows, que tiene el Outlook. 

Partes mínimas que debe contener una agenda

1. Listado telefónico y direcciones. 
2. Calendarios. 
3. Planning. 
4. Día a día o dietario. 

Matriz de administración del tiempo

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto. 

Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante. 

Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Si no, que nosotros debemos presionar sobre ellas. Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2. Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:  

Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. 

Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.  

• Elementos que integran un planificador de uso del tiempo

1.2 Herramientas de la administración del tiempo

• Principio 10-90

 10 % está relacionado con lo que te pasa, no tienes control  de lo que te sucede
  90 % se determina por la forma en cómo reaccionas, puedes regular una situación con ¡tus reacciones! 

• Ciclo de productividad 

Productividad: se refiere a la utilización eficiente de los recursos (insumos) al producir bienes y/o servicios. Productos. El ciclo se basa en medir, evaluar, planear y mejorar la productividad dando como resultado una mejora continua del producto.

• Ley de parkinson 

La ley de Parkinson afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". 

Las tres leyes fundamentales de Parkinson son: 

"El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización". 

"Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos".

"El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia".

La Ley de parkinson hace referencia que uno debe explotar el tiempo de disposición, no gastar mas de lo que se debe y, dedicar tiempo y esfuerzo.  

• Características de las reuniones de trabajo efectivas